Política del Canal de Denuncias
El Sistema de Información de P&C tiene por objeto permitir que los empleados y otras personas interesadas presenten denuncias anónimas.
El Canal de Denuncias tiene por objeto registrar dichas informaciones en un proceso comprensible que garantice la mejor protección posible de los intereses legítimos de los implicados.
El objetivo del Canal de Denuncias es evitar tanto la responsabilidad penal o el daño financiero a la organización, así como la pérdida de imagen y otros daños reputacionales.
Esta Política del Canal de Denuncias también tiene por objeto garantizar, desde una perspectiva técnica y organizativa, que las denuncias de infracciones del ordenamiento jurídico, el Código Ético o la normativa interna de P&C se reciban de acuerdo con los requisitos del marco normativo vigente, en especial en lo relativo a la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y la protección de datos de carácter personal, y se procesen, almacenen y archiven con la confidencialidad necesaria.
Alcance
Esta Política se aplica a todos los empleados, tanto trabajadores contratados como externos; colaboradores; representantes y personal propio o ajeno, con independencia de cuál sea su relación formal con P&C.
La denuncia de irregularidades está prevista para las siguientes categorías de infracciones de las normas que son relevantes o cercanas al derecho penal:
- Acoso laboral
- Acoso sexual, por razón de sexo, maternal contra minorías sexuales
- Actos contra las personas
- Blanqueo de capitales, procedente de delitos
- Contra ciudadanos extranjeros
- Contra el medio ambiente o contra animales
- Contra la hacienda pública, seguridad social, evasión de impuestos
- Contra la propiedad industrial o intelectual
- Contra la protección de datos personales
- Contra la salud pública
- Contra las personas trabajadoras
- Contra los consumidores
- Contrabando Delitos informáticos
- Falsedad documental y medios de pagos
- Fraudes procesales Insolvencias punibles, alzamientos de bienes
Contenido de la Política
Derecho a reportar denuncias
Cualquier empleado o personal relacionado con P&C tiene derecho a reportar denuncias.
En la medida en que lo permita la ley y esto resulte compatible con la realización de una investigación adecuada, la empresa protegerá la confidencialidad y el anonimato de la persona que presente la denuncia.
Esta política no implica la obligación de que nadie denuncie. Sin embargo, si existen deberes u obligaciones legales, contractuales o de cualquier otro tipo para presentar denuncias, éstos no se verán afectados por lo antedicho.
Prohibición de represalias
Los empleados u otras personas informantes no serán acosados, ni se tomará represalias, ni sufrirán consecuencias laborales adversas, como el despido, el descenso de categoría, la suspensión o la discriminación con respecto a las condiciones de empleo.
Los empleados o cualquier persona que tome represalias contra una persona que haya denunciado un incidente de buena fe serán objeto de medidas disciplinarias, que pueden incluir el despido, de acuerdo con la legislación en materia laboral vigente.
Presentación de Denuncias
La presentación de informes sobre infracciones reales o presuntas podrá ser efectuada a través de varios canales.
Comunicación Directa
La denuncia podrá ser comunicada de forma confidencial a un Supervisor directo o al Departamento de Administración, bien por escrito, a través de correo postal, o verbalmente por vía telefónica o a través de sistemas de mensajería por voz.
A petición del informante, podrá presentarse mediante una reunión presencial en un plazo máximo de siete días a partir de la solicitud.
Comunicación a través del Canal de Denuncias Digital
En el Canal de Denuncias Digital, las formas de denuncia están técnicamente predefinidas.
Se puede acceder de forma permanente (24x7x365) al sistema digital del Canal de Denuncias de P&C a través de la siguiente dirección de internet:
Canales Externos de Información
Cuando sean aprobados, se incorporará a esta Política información clara y accesible sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.
Informes Relevantes
El Sistema de Información de irregularidades se proporciona únicamente con el fin de recibir y procesar informes de cualquier infracción reales o presuntas de las leyes, las políticas o el Código de Conducta de P&C. No está disponible para quejas generales o para consultas sobre los productos o servicios prestados.
Sólo deben presentarse aquellas denuncias en las que el informante crea de buena fe que la información que proporciona es correcta.
Se entenderá que una persona actúa de mala fe si sabe que un hecho denunciado es falso. En caso de duda, los hechos correspondientes no deben presentarse como un hecho, sino como una suposición, presunción o como una declaración de terceras personas.
Se hace notar que un informante puede incurrir en responsabilidad penal si alega hechos falsos sobre otras personas.
Preservación de la identidad del informante
La información recibida a través de una denuncia será tratada de forma confidencial y de acuerdo con las leyes aplicables, en particular según lo establecido en la Ley 2/2023 de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones, normativas y de lucha contra la corrupción.
La identidad del informante será preservada y en ningún caso se informará de la misma a la persona a la que se refieran los hechos relatados.
La identidad del informante sólo podrá ser comunicada a la Autoridad Judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora. Salvo que ello pudiera comprometer la investigación o el procedimiento judicial, se procederá a informar a tal circunstancia al informante
Acuse de recibo y plazo máximo de respuesta
En un plazo máximo de 7 días naturales siguientes a su recepción, se enviará acuse de recibo de la misma al informante, quedando a su disposición en el Buzón de Comunicaciones.
El plazo máximo para dar inicio a las actuaciones de investigación no podrá ser superior a 3 meses, a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se remitió un acuse de recibo al informante, a tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros 3 meses adicionales.
Las actividades necesarias para la investigación del caso serán llevadas a cabo en el mínimo periodo de tiempo necesario, atendiendo razonablemente a la complejidad de las mismas.
Protección de Datos
Todas las denuncias, independientemente de su veracidad, pueden dañar la reputación de las personas afectadas, de los informantes y/o de terceros, así como de la empresa en su totalidad. Por lo tanto, las tratamos con confidencialidad, más allá de las obligaciones derivadas de la normativa de protección de datos
Información del Tratamiento
¿Quién es el Responsable del Tratamiento de los datos personales?
Servicios de Privacidad y Cumplimiento, S.L. es el Responsable del tratamiento de los datos personales del informante y tratará estos datos se tratarán de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679, de 27 de abril (RGPD), y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre (LOPDGDD).
FINES DEL TRATAMIENTO, ¿PARA QUÉ TRATAMOS LOS DATOS PERSONALES?
Los datos personales que pudieran ser recabados son tratados para la adecuada gestión del Canal de Denuncias, tramitando las correspondientes irregularidades notificadas a través del mismo, y decidiendo sobre la procedencia de iniciar una investigación, al objeto de detectar posibles delitos y prevenir la imposición de cualquier tipo de responsabilidad a P&C, así como para evitar cualquier tipo de conducta contraria a la normativa interna o externa de la entidad.
LEGITIMACIÓN DEL TRATAMIENTO, ¿POR QUÉ MOTIVO PODEMOS TRATAR LOS DATOS PERSONALES?
En base al cumplimiento de una obligación legal (artículo 6.1.c RGPD) para prevenir conductas contrarias a la normativa. El tratamiento de datos de carácter especial tiene como base de legitimación razones de interés público esencial (artículo 9.2.g RGPD)
MINIMIZACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES TRATADOS
Respecto de aquellos datos personales que no resulten necesarios para la investigación de los casos, se procederá a su inmediata supresión. Asimismo, se suprimirán todos aquellos datos personales que se puedan haber comunicado y que se refieran a conductas que no estén incluidas en el alcance del Sistema de Información.
CRITERIOS DE CONSERVACIÓN DE LOS DATOS, ¿DURANTE CUÁNTO TIEMPO GUARDAREMOS LOS DATOS PERSONALES?
Los datos personales que sean objeto de tratamiento se conservarán únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados.
Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, se procederá a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.
Si transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación no se hubieran iniciado actuaciones de investigación del caso, se procederá a la supresión de los mismos, salvo que su conservación tenga por objeto dejar evidencia del funcionamiento del propio Sistema, debiendo constar únicamente de forma anonimizada, sin que resulte de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la Ley Orgánica de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales.
COMUNICACIÓN DE LOS DATOS, ¿A QUIÉN FACILITAMOS LOS DATOS PERSONALES?
La identidad del informante sólo podrá ser comunicada a la Autoridad Judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.
Con los proveedores que precisen acceder a los datos personales recabados para la prestación de los servicios que les hayamos contratado, o que por el propio funcionamiento de nuestros servicios electrónicos (página web o correo electrónico) puedan tener acceso a determinados datos personales, se suscribirán los contratos de confidencialidad y de encargo de tratamiento de datos personales, en la forma en que son necesarios y exigidos por la normativa para proteger la privacidad (artículo 28.3 RGPD).
DERECHOS QUE LE ASISTEN, ¿CUÁLES SON LOS DERECHOS DE LOS INFORMANTES?
Derechos conforme al RGPD (artículos 15 a 22)
• Derecho de acceso, rectificación, portabilidad y supresión de sus datos, y de limitación u oposición a su tratamiento.
• Derecho a presentar una reclamación ante la Autoridad de control (www.aepd.es) si considera que el tratamiento no se ajusta a la normativa vigente.
Excepción al derecho de oposición
En caso de que la persona a la que se refieran los hechos relatados en la comunicación ejerciese el derecho de oposición, se presumirá que, salvo prueba en contrario, existen motivos legítimos imperiosos que legitiman el tratamiento de sus datos personales (art. 35.4 Ley 2/2023)
Derecho a la comprobación
El informante tendrá, adicionalmente, e derecho a comprobar, rectificar y aceptar la transcripción ante un supuesto de comunicación verbal.
Derecho a la comunicación a través de Canales Externos
DELEGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS
P&C ha designado un Delegado de Protección de Datos, debidamente inscrito en el Registro de la Agencia Española de Protección de Datos, que puede ser contactado a través del correo electrónico dpo@privacidadycumplimiento.es
Medidas de Seguridad
El Canal de Denuncias del Sistema de Información de P&C está diseñado y gestionado de forma segura, contando con las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, conforme al artículo 32 RGPD.
Esta Política resulta de aplicación desde el día 15 de mayo de 2024.
